Gerencia y sistema presupuestario (página 2)

El cálculo se hace de la siguiente manera:

Presupuesto de costos de distribución (gastos de ventas)

Comprende las operaciones habidas desde que el producto, fue fabricado hasta que es puesto en manos del cliente, por lo tanto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas, publicidad y propaganda, gastos de transporte, etc.

La forma mecánica de manejar dichos gastos puede ser a través de un rayado en el que se clasificarían los conceptos de constantes (fijos y regulados) y variables (en relación con las ventas), con una columna para presupuesto anual y otra para el presupuesto mensual, y otra más para registrar los gastos históricos que refleje la contabilidad, con columnas para la obtención de diferencias. Esta forma se utiliza normalmente cuando el presupuesto es subdividido en meses.

Presupuesto de gastos de administración.

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de la empresa, su contenido es tan amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la administración y control interno de cada empresa en particular.

Para elaborar este presupuesto es necesario hacer un análisis histórico de gastos incurridos, para precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos constantes y cuales son variables, además de determinar sobre quién recae la responsabilidad del control de las erogaciones.

Presupuesto del Impuesto sobre la Renta.

Simplemente se toma como base los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y de costos, para explicar las tarifas en vigor a la fecha de su realización.

Presupuesto de aplicación de utilidades.

Tiene la siguiente forma:

Presupuesto de otros egresos.

Este comprende otras erogaciones que aunque no están relacionadas con el giro de la empresa, coadyuvan a la realización de los fines de la misma.

Dichas partidas deberán distribuirse dentro del presupuesto de acuerdo con lo datos específicos de contratos, convenios o documentos que se proyectan elaborar en la realización de tales operaciones.

4. Presupuesto del costo de producción de lo vendido

Con base en los volúmenes establecidos de los inventarios iniciales y finales de productos terminados, al efectuar el presupuesto de producción en unidades y una vez concluido el costo de los inventarios iniciales, se procede a valorizar los inventarios finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base para obtener el costo de producción presupuestado.

5. Presupuesto financiero y fiscal

Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicación de recursos) y toda la serie de operaciones de tipo financiero en que no interviene la caja, como pueden ser un trueque, un intercambio, etc.

El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los últimos.

Presupuesto de caja.

Está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, inversiones temporales de fácil realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo con la política de crédito y los hábitos de pago de los clientes, así como los desembolsos que deberán hacerse de acuerdo con las políticas financieras.

Su realización debe ser cuidadosamente planeada y desarrollada con base en los demás presupuestos, ya que se realiza obviamente al último, teniendo como objetivos:

• Aprovechamiento superior de los ingresos.

• Decisión sobre la forma de los pagos.

• Mejor manejo del efectivo, manteniendo saldos a niveles lo más bajos posibles.

Secuencia de efectivo (cash flow)

es el estudio, análisis y pronóstico de la circulación pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos de una empresa, en período futuro determinado, con el objeto de planeación y control del dinero.

Sus objetivos son:

a) Mejor manejo de fondos, procurar mantener saldos lo más bajos posibles, sin lastimar la estabilidad financiera.

b)Inversiones en valores.

c)Inversión en bienes de operación. Se refiere a la conveniencia de reducir las inversiones en efectivo, ya que se ha demostrado que la inversión en bienes de operación da una mayor utilidad.

d)Economías por pagos anticipados. Cuando hay excedentes de efectivo, es conveniente hacer pagos por anticipado, siempre que estos representen un ahorro frente a otras alternativas.

e)Dividendos por pagar.

f)Políticas de crecimiento. Si se conocen los planes de expansión de la empresa, se estará en posibilidad de aprovechar un momento propicio para su logro, tomando en consideración los tipos de financiamiento más adecuados, para poder escoger las alternativas más convenientes.

g)Obtención de préstamos.

h)Coordinación entre cobros y pagos.

i)Base para el presupuesto de caja.

j)Pronósticos a corto y largo plazo.

1.8 Resultados presupuestos

La formulación de los presupuestos relativos de las cuentas de resultados, constituyen la base de realización del Estado de Resultados presupuestado, mediante el ensamble de las diversas estimaciones estudiadas, ya que es un estado – resumen de una serie de presupuestos parciales y perfectamente afinados.7. Posición financiera presupuesta

Si se parte de la posición financiera al inicio del período presupuestal, si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas en los presupuestos relativos a dicho período, se estará en condiciones de obtener la posición financiera presupuestada.

1.9 Origen y aplicación de recursos presupuestos

Una vez formulada la posición financiera presupuestada, se puede preparar el origen y aplicación de recursos presupuestales, mediante la comparación de las posiciones financieras, al principio y al final del ejercicio, por medio de las variaciones.

1.10 Determinación y estudio de las variaciones o desviaciones

El control presupuestal se efectúa comparando los resultados reales contra los presupuestados. Es responsabilidad de la administración dictar las medidas necesarias para corregir las causas que motivan las variaciones o desviaciones desfavorables, así como estimular las causas que dieron lugar a las favorables.

La comparación señalada se efectúa generalmente en varios grupos a saber:

Precios de ventas.

Instructivo y parámetros para la implantación del presupuesto

1.11 Principales ventajas y limitaciones de la técnica presupuestal

1.11.1 Ventajas.

En general, las ventajas de la técnica presupuestal pueden resumirse en la estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad, que permiten el logro de los objetivos deseados, el mejor aprovechamiento de sus recursos, el equilibrio de la estructura financiera, medición de la eficiencia de las operaciones, la delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas de decisiones operativas y bien basadas, para obtener superaciones.

1.11.2 Limitaciones.

a) Estar basado en estimaciones y muchas veces en pronósticos, en que como toda actividad humana es susceptible de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, y a imprevisibles como disposiciones fiscales, tendencias del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc.

b) En su costo, cuando es elevado, en relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta.

c) Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo.

d) No ir más allá de su campo de acción.

1.11.3 Desventajas.

a) Su fracaso muchas veces es producto de distintas causas como las siguientes:

• 1. Desconocimiento de la empresa.

• 2. Desconocimiento de los planes o políticas.

• 3. Mala organización y coordinación general.

• 4. Inadecuado sistema de contabilidad y costos.

• 5. Falta de apoyo directivo.

• 6. Mala determinación de la capacidad productiva, etc.

• 7. Poca flexibilidad.

1.12 INTERRELACIÓN Y SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1.12.1 PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD; POR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES, Y BASE CERO

1. Concepto

2. Diferencias entre estos presupuestos

3. Objetivos como herramientas del control interno

4. Requisitos

5. Mecánica de elaboración

6. Ejecución

7. Informes de actuación

8. Resultados

Ventajas y limitaciones

Preparación e instalación de un sistema presupuestario

En las actuales condiciones del país de acuerdo a las perspectivas de desarrollo de relaciones de mercado, es necesario la proyección de presupuestos más objetivos capaces de medir con bases científicas el futuro inmediato de nuestras empresas.

Por las razones antes expuestas es interés una propuesta de metodología de elaboración de un presupuesto de operación en una planta, con el fin de hacerlo extensivo al resto de las plantas de la provincia.

Este Presupuesto está integrado por 9 presupuestos más
pequeños que él y son los que a continuación se detallan
: 

2.1 – Presupuesto de venta.

  En el presupuesto de venta lo primero que se plantea son, los ingresos o ventas, ya que la producción, compras y gastos de operaciones dependerán del volumen de ventas que se espera.

Para desarrollar el presupuesto de venta es recomendable la siguiente secuencia:

a) Determinar claramente el lugar que desea lograr la empresa , respecto al nivel de venta en un período determinado, así como las estrategias que desarrollan para lograrlo.

b) Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que generen objetividad en los datos tales como: Análisis de regresión y correlación , análisis de la industria, análisis de la economía.

La tarea de preparar este presupuesto se aborda desde dos ángulos diferentes:

1.- Juzgar y evaluar las influencias externas.

Tendencias generales de la actividad industrial, las políticas gubernamentales, las fases cíclicas de la economía de la nación, el poder adquisitivo de la población, el movimiento de la población y los cambios en los hábitos de compras y modos de vida.

2.- Considerar las influencias internas tendencias de las ventas, capacidad de la fábrica, productos nuevos, expansión de la planta, producto de temporada estimagedo de los vendedores y el establecimiento de cuota por vendedores y territorios, por último, pero no de menos importancia la ganancia deseada por la compañía juega una parte muy significativa.

 Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1.- Presupuesto de venta en unidades según pronóstico de venta.

2.- Precio de venta por unidad. 

• Fórmula.

Presupuesto de venta=Pronóstico de venta(unidades)* Precio de venta por unidad.

Este expresa los ingresos que se van a obtener en un futuro inmediato. 

2.2 – Presupuesto de producción.

  Las cantidades del presupuesto de producción deben estar estrechamente enlazadas con las del presupuesto de venta y los niveles deseados de inventarios. Especialmente, el presupuesto de producción es el presupuesto de venta ajustado por los cambios de inventario. Antes de adelantar trabajo en el presupuesto de producción, debe terminarse si la fábrica puede producir las cantidades estimagedas en el presupuesto de venta. La producción de ser planeada a un nivel eficiente, de modo que no haya grandes fluctuaciones en las nóminas de empleados. Para estabilizar la nómina de empleados también es necesario mantener los inventarios en un nivel eficiente, si los inventarios son demasiados bajos, la producción puede ser interrumpida, si son muy altos el costo de manejo puede ser exagerado.

Con la información proporcionada en el presupuesto de venta y
en las estimageciones del inventario, se puede desarrollar el presupuesto de
producción. 

Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1- Presupuesto de venta(unidades).

2- Inventario final(unidades).

3.- Inventario inicial(unidades). 

• Fórmula.

Presupuesto de producción=Ventas presupuestada(unidades) + Inventario
final(unidades)-Inventario inicial(unidades). 

Significa el plan de producción para ese período presupuestario. 

2.3 – Presupuesto de consumo o requerimiento de materia prima.

Este presupuesto incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos(lubricantes, accesorios, etc), se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos.

• Beneficios.

a) Indica las necesidades de materia primage para un determinado período presupuestado evitándose así cuellos de botella en la producción por falta de abastecimiento.

b) Genera información para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.

c) Determinar niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia primage.

d) Ejercer el control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima.

Al mismo tiempo que se prepara el presupuesto de compra y se pide material requerido, es necesario para los fines del presupuesto preparar el consumo de materiales directo. La hoja de costos estándar indica que se requiere de una unidad de materiales directo, por cada unidad del producto terminado.

Metodología de cálculo.

 Información necesaria.

1.- Presupuesto de producción por unidad.

2.- Norma por unidad de materia primage directa.

3.- Precio de compra por unidad.  

• Fórmula.

Presupuesto de consumo

de materia prima =[ Presupuesto de producción(uds)*norma

por(ud.)] *precio de compra(uds).

Este expresa el costo que va a ser necesario incurrir en el consumo de
la materia prima. 

2.4 – Presupuesto de compra .

 .Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1.- Producción requerida de materia primage(unidades).

2.- Inventarios final(unidades).

3.- Inventarios inicial(unidades).

4.- Precio de compra por unidades. 

• Fórmula.

Presupuesto de compra=(Producción requerida materia primage(uds)+Inventario final-de materia primage -Inventario inicial)*Precio de compra por(uds.).

Significa el costo de la compra de la materia primage. 

 2.5 – Presupuesto de mano de obra directa. 

Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1.- Presupuesto de producción(uds).

2.- Mano de obra directa(uds.)(horas de mano de obra directa)

3- Tasa por hora de mano de obra directa. 

• Fórmula.

Presupuesto de

mano de obra directa=(Presupuesto de la producción(uds.) *

Horas de mano de obra directa) * tasa

por horas mano de obras directas.

Expresa el costo de salario de los obreros directos al proceso productivo 

2.6 – Presupuesto de costos indirectos de fabricación. 

Este es el ultimo paso para obtener el costo total de los productos por fabricar y consiste en calcular aquellos costos que habrá que absorber, además de las materias prima y mano de obra, tales como los costos de luz y mantenimientos.

Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1.- Costos fijos.

2.- Costos variables.

3.- Horas de mano de obra directas por unidad. 

• Fórmula.

Presupuesto de costo

indirectos de fabricación=(Costos fijos+Costos variables).

Tasa por hora=Presupuesto de costo Ind. de fabricación / horas

de mano de obra directa.

Significa el costo indirecto que va a ser necesario incurrir en ese futuro
inmediato.  

2.7 – Presupuesto de inventarios finales.

  Estos son los inventarios finales deseados de artículo terminados
y de las materias primages, el cual se utiliza en la confección o preparación
del presupuesto de costo de venta.  

Metodología de cálculo.

• Información necesaria.

1.- Inventario final(unidades).

2.- Costo por unidad. 

• Fórmula.

Presupuestos inventarios finales=inventario final * Costo por unidad.

Expresa el costo de lo que va a quedar en existencia en ese período. 

2.8 – Presupuesto de costo de ventas.

Los elementos constitutivos del presupuesto de costo de artículos
vendidos puede tomarse de los presupuestos individuales previamente descritos
y ajustados por los cambios en los inventarios. 

Metodología para el cálculo.

• Información necesaria.

1.- Presupuesto de consumo o requerimiento de materia primage.

2.- Presupuesto de mano de obra directa.

3.- Presupuesto de costo indirectos de fabricación.

4.- Inventario inicial de artículos terminados.

5.- Inventario final de artículos terminados. 

• Fórmula.

Presupuesto de costos= Presupuesto de consumo de materias primages+

de ventas. + presupuesto mano de obra directa+

+ presupuesto costo indirectos+

+ inventario inicial de artículos terminados –

– inventario final de artículos terminados.

Significa el costo de la realización de ese producto en el período
presupuestario. 

2.9- Presupuesto de gastos de operaciones.

  El último paso que se debe dar para tener listo un presupuesto de operación es presupuestar los gastos que se tienen que hacer para manejar la empresa, que son los gastos de ventas y los gastos de administración. Algunos son muy fáciles de considerar, como los gastos fijos; es decir, sueldos, luz, agua, depreciaciones. Sin embargo, hay otros que no son tan predecibles, como la promoción o publicidad, o gastos de flete, que dependen de las ventas; pero también de otros factores, por ejemplo: los gastos de flete pueden variar conforme al destino de los productos y a los acuerdos convenidos con los clientes. Los gastos de promoción o publicidad se hacen a menudo sobre una base de asignación de la cantidad que va a ser gastada, etc.

Metodología para el cálculo.

• Información necesaria.

1.- Gastos Ventas.

2.- Gastos Administración 

• Fórmula.

Presupuesto gasto de operaciones=Gastos Ventas + Gastos Admón

Expresa los gastos que son necesarios incurrir fuera del proceso productivo. 

Estado de resultado presupuestado

 Al resultado final de todos los presupuestos de operación, tales como los de ventas, costo de ventas, gastos de ventas y gastos de administración, se resumen en el estado de resultado presupuestado. En él se presenta el resultado neto de las operaciones del período presupuestado, es decir, el objetivo fundamental que se persigue con el presupuesto de operación será la posible ganancia a esperar en ese futuro inmediato.

Para la confesión de este resultado hay que tener presente los siguientes métodos de costeo:

1.- El costeo de absorción: Método de costo bajo el cuál tanto los costos variables de producción como los fijos se cargan a los costos del producto.

2.- Costeo directo o variable: Método de costeo bajo el cuál únicamente los costos que tienden a variar con el volumen de producción se cargan al costo del producto.

En este caso nosotros nos basamos en el primer método que es costeo
absorbente, que es el aprobado por el ministerio de finanzas y precio. 

Metodología de cálculo.  

Empresa:

Estado de Resultado Presupuestado.

Período: 

Ventas(Presupuesto de ventas 1)————-x

Menos:

Costo de venta(Presupuesto 8)—————x

Utilidad o pérdida bruta ———————xx

Menos:

Gastos de operaciones(presupuesto 9)

-Gastos de ventas ———————-x

-Gastos de administración ————x—–x

Utilidad o pérdida neta———————-xx

Al final este muestra el objetivo del presupuesto de operación , que es obtener mejores resultado económicos ,es decir, mayores ganancias.

A Continuación se mostrará el resultado final de cada presupuesto
tomando como base el resultado de la investigación efectuada a la planta
de Cera Majibacoa en la proyección del presupuesto para períodos
futuros. 

1- Presupuesto de Ventas.($)

2- Presupuesto de Producción (tn)

3- Presupuesto de Requerimiento de la Materia Primage.

4- Presupuesto de Compra.

5- Presupuesto de Mano de Obra Directa.

6- Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación.

Total Cruda Refina

Costos Ind. $ 720870.65 36043.53 684827.12

Tasa Cruda: $36043.53/188Hr=$191.72

Tasa Refina:$684827.12/3545Hr=$193.18

7- Presupuesto de Inventarios Finales.

8- Presupuesto de Costo de Venta.

9- Presupuesto de Gastos de Operaciones.

Total. Ventas. Administ.

Gastos de venta y administración $ 7819.00 $ 4680.47 $ 3138.53 

Estado de Resultado

El Punto de Equilibrio $ 2584958.51 

 Con los resultados anteriores se llegan a los siguientes análisis:

El presupuesto de venta da como resultado que:

La Cera Cruda: las unidades se acercan a la previsión del 95 y nos da como ventas totales $114296.00 que eso es, lo que se espera obtener como ingreso en el futuro inmediato.

Cera Refina: las unidades previstas a obtener son 73.858 tn, representan una coincidencia de las unidades previstas en el año 95, que arrojan un importe de las ventas de $ 3692900.00 significando esto lo que se espera obtener de ingresos en el 96.

Todo esto da como resultado un total de ventas de $3807196.00 para el año que se está planeando.

De lo anterior expresado en el análisis del presupuesto de venta determina el plan de producción de esta planta que será de 395.994 tn.

Según los requerimientos de materias primages el costo de éstas ascienden a $ 2410173.05 se debe gastar en compras $ 2382995.56 menos que el consumo, motivado esto por la existencia de materiales.

Según nos expresa el presupuesto de mano de obra directa y de costo indirectos de fabricación, elementos que completan el costo de producción, nos dicen que debemos de gastar en pagos de salarios $ 459436.00 e incurrir en $ 720870.65 de gastos indirectos.

Este presupuesto de costo de venta expresa los costos de la realización de los productos en el futuro inmediato que es de $ 3590479.70.

Además de los gastos del proceso productivo se incurren en gastos fuera de este, que ascienden a $ 7819.00 relacionados en lo fundamental a gastos de ventas y de administración.

Por último, el estado de resultado presupuestado muestra que el costo de venta previsto por la producción de la cera cruda y la refina reflejan un valor inferior al beneficio que nos brindan las ventas, con lo que se obtiene una utilidad bruta de $ 216716.30 y una utilidad neta al final de $ 208897.30.

Es necesario señalar la importancia que tiene para este estudio la ficha de costo, pues al analizar esta con el precio previsto de cada producto brinda resultados satisfactorios para la planta .

Además se le brinda el punto de equilibrio en valor que es de $ 2584958.51, permitiéndole a la entidad saber que a partir de ese ingreso van a obtener beneficio, es decir, utilidad.

En resumen, podemos concluir el trabajo señalando que la metodología
de elaboración de este presupuesto debe resultar un medio eficaz para
que esta planta en los años subsiguientes pueda llevar a cabo la producción
deseada. 

 Bibliografía

GITMAN, Lawrence J. (1997). Administración financiera básica. México: Editorial Harla. Séptima edición.

WESTON, J. Fred y COPELAND, Thomas E. (1995). Finanzas en administración. México: McGraw-Hill. Novena edición. Volumen I.

Autor:

Febles, Yavimelitc

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CÁTEDRA: INGENIERÍA FINANCIERA

PROFESOR: Ing. Andrés Blanco

PUERTO ORDAZ, FEBRERO DE 2003